Waarom 'ondersteunend' het minst dekkende woord is voor wat jij doet

Er is een woord dat in bijna elke functietitel van managementassistenten voorkomt, en dat toch nooit helemaal klopt: ondersteunend.

Niet omdat het onjuist is. Maar omdat het zo weinig zegt over wat er in de praktijk werkelijk gebeurt.

Als je aan iemand buiten het vak vraagt wat een managementassistent doet, krijg je antwoorden als: agenda bijhouden, reizen boeken, vergaderingen plannen. Taken die kloppen, maar die het beeld vormen van iemand die reageert op wat anderen vragen. Een verlengstuk. Een uitvoerder. En dat is precies waar de schoen wringt.

Wat je in werkelijkheid doet

Een goede managementassistent bewaakt niet alleen de agenda. Ze bepaalt mede welke afspraken de moeite waard zijn. Ze filtert wat bij de directeur terechtkomt op een dag. Ze ziet drie weken van tevoren aankomen dat een project een probleem gaat worden en handelt al voordat iemand het heeft benoemd.

Ze kent de mensen om de directeur heen: wie je wanneer moet betrekken, wie gevoelig ligt voor welk onderwerp, wat de ongeschreven regels zijn van de organisatie. Ze weet wanneer een besluit écht genomen moet worden en wanneer het veilig is om nog even te wachten.

Dat is geen ondersteuning. Dat is regie.

Het taalprobleem

Het woord 'ondersteunend' heeft een onbedoeld bijeffect: het positioneert de rol als reactief, terwijl de werkelijkheid er vaak precies andersom uitziet. En dat heeft consequenties, voor hoe je wordt gezien binnen een organisatie, voor hoe je werk wordt beloond en voor hoe je jezelf presenteert als professional.

In sollicitatiegesprekken zie je het gebeuren: managementassistenten die zichzelf kleiner maken dan ze zijn. "Ik ondersteun de directeur bij..." terwijl ze in de praktijk de spil zijn waar de hele organisatie op draait.

Dat heeft deels te maken met het woord dat ze hebben meegekregen. Als je al jaren geleerd hebt dat je rol 'ondersteunend' is, ga je jezelf ook zo beschrijven.

Een andere manier om het te framen

Wat als je jezelf niet beschrijft als degene die de directeur ondersteunt, maar als degene die ervoor zorgt dat de directeur effectief kan zijn?

Dat klinkt als een klein verschil. Maar het verandert de positie volledig.

Jij zorgt dat besluiten worden omgezet in acties. Jij zorgt dat informatie op de juiste plek terechtkomt. Jij zorgt dat de agenda klopt met de prioriteiten en niet andersom. Jij bent de schakel die bepaalt hoe soepel een organisatie loopt.

Dat is geen ondersteunende rol. Dat is een kritische rol.

Wat dit betekent voor jouw ontwikkeling

Als je de rol opnieuw framt, voor jezelf én voor de mensen om je heen, verandert er iets. Je stelt andere vragen in een gesprek met je directeur. Je vraagt om een stoel aan tafel, niet als gunst maar als logische stap. Je beschrijft je werk op LinkedIn op een manier die de werkelijkheid dekt.

Het begint met taal. Maar het eindigt met positie.

De term 'managementondersteuning' gaat voorlopig niet verdwijnen uit vacatureteksten en visitekaartjes. Maar hoe jij de rol invult en hoe je erover praat: dat is aan jou.

En als je dat goed doet, weet iedereen om je heen al snel: dit is niet iemand die ondersteunt. Dit is iemand die het mogelijk maakt.

Is er in jouw organisatie een plek vrijgekomen voor managementondersteuning, tijdelijk of vast? CompanyTalk beschikt over een actieve pool van ervaren professionals die snel inzetbaar zijn. Bel ons of neem contact op via contact@companytalk.nl

Lotte Brasser

Promoter van het meest waardevolle vak in het bedrijfsleven - managementondersteuning.

lotte@companytalk.nl

Waar kan ik snel een interim managementassistent vinden?

CompanyTalk helpt organisaties bij het vinden van tijdelijk inzetbare managementassistenten en directieassistenten. We beschikken over een actieve pool van professionals die beschikbaar kunnen zijn voor tijdelijke opdrachten.

Na een intake brengen we de gewenste werkzaamheden, beschikbaarheid, uren, looptijd en werkomgeving in kaart. Vervolgens zoeken we binnen de pool naar een passende professional. De daadwerkelijke startdatum is afhankelijk van de beschikbaarheid en de eisen van de opdracht.

Wanneer is interim managementondersteuning een goede oplossing?

Interim managementondersteuning is geschikt wanneer je tijdelijk extra capaciteit nodig hebt of wanneer er snel een ervaren professional moet worden ingezet.

Veelvoorkomende situaties zijn:

• ziekte of zwangerschapsverlof;

• vertrek van een managementassistent;

• een openstaande vacature;

• tijdelijke onderbezetting;

• een fusie, reorganisatie of verandertraject;

• een piekperiode bij directie of management;

• ondersteuning tijdens een overgang naar een nieuwe vaste medewerker.

Het team van CompanyTalk is instaat met minimale informatie aan de slag te gaan en snel de organisatie eigen te maken. Hierdoor merk je direct verschil, ookal heb je maar iemand voor één maand nodig.

Waarom is een gespecialiseerd bureau belangrijk bij de werving van een managementassistent?

Een managementassistent werkt dicht op directie of management. Naast ervaring en vaardigheden zijn daarom ook stijl, zelfstandigheid, discretie, organisatiesensitiviteit en persoonlijke aansluiting belangrijk.

Een gespecialiseerd bureau kijkt niet alleen naar het cv, maar ook naar de manier waarop iemand werkt, communiceert en prioriteiten stelt. Dat verkleint de kans op een mismatch.

Bij CompanyTalk zijn de recruiters ook zelf managementassistent. Hierdoor begrijpen ze als geen ander de ongeschreven regels van het vak.