Wat een directeur écht bedoelt als hij zegt: "Ik zoek iemand die proactief is"

Bijna elke vacature voor een managementassistent bevat dezelfde woorden. Proactief. Zelfstandig. Meedenken. Kan omgaan met vertrouwelijke informatie. Sterk in communicatie.

Het zijn termen die kloppen, maar die zo breed zijn dat ze weinig zeggen. En toch bepalen ze in een sollicitatiegesprek of selectieproces of jij de goede match bent.

Het helpt om te weten wat een directeur er werkelijk mee bedoelt. Want 'proactief' in een vacaturetekst betekent lang niet altijd hetzelfde als in de praktijk.

"Ik zoek iemand die proactief is"

Wat er staat: iemand die zelf initiatief neemt. Wat er bedoeld wordt: iemand die problemen oplost voordat ik ze zie aankomen.

De directeur die dit schrijft, heeft vrijwel altijd een ervaring gehad met iemand die wachtte tot er een vraag was. Die een vergadering liet beginnen zonder agenda, of die een deadline liet verstrijken zonder iemand te informeren.

Proactief betekent in de praktijk: jij bewaakt het overzicht ook als ik dat niet doe. Als jij ziet dat er iets dreigt mis te gaan, los jij het op, of je geeft het door. Je wacht niet tot ik erachter kom.

"Ik zoek iemand die meedenkt"

Wat er staat: iemand die meer doet dan uitvoeren. Wat er bedoeld wordt: iemand die mijn werk goed genoeg begrijpt om zelf keuzes te maken.

Dit is misschien wel het meest beladen begrip. Want 'meedenken' klinkt open, maar in de praktijk heeft het een grens. De directeur wil niet iemand die overal een mening over heeft. Hij wil iemand die de juiste vragen stelt op het juiste moment en die begrijpt wanneer iets gewoon gedaan moet worden zonder discussie.

Meedenken in de praktijk: je signaleert iets wat relevant is en brengt het op een manier die de directeur helpt, niet belast. Dat vereist gevoel voor timing, voor wat de ander nodig heeft en voor wanneer je iets niet zegt.

"Ik zoek iemand die zelfstandig werkt"

Wat er staat: iemand die weinig sturing nodig heeft. Wat er bedoeld wordt: iemand bij wie ik erop kan vertrouwen dat het gewoon geregeld is.

Dit gaat over vertrouwen en dat vertrouwen bouw je op door consistent te zijn. Door te doen wat je zegt. Door niet elk klein besluit voor te leggen. Door ook in onduidelijke situaties een richting te kiezen en er transparant over te zijn.

Zelfstandig werken betekent niet: alles alleen doen. Het betekent: de directeur niet lastigvallen met dingen die jij kunt oplossen, en wél aan de bel trekken als er iets is waar zijn of haar keuze echt nodig is.

"Sterk in communicatie"

Wat er staat: goede schriftelijke en mondelinge communicatie. Wat er bedoeld wordt: iemand die de toon aanvoelt en weet hoe je met verschillende mensen omgaat.

Een directeur communiceert anders met de raad van bestuur dan met zijn team. Anders met een externe klant dan met een interne collega. Een goede managementassistent begrijpt dat en past haar eigen communicatie daarop aan. Ze schrijft een e-mail op het niveau van de ontvanger. Ze stemt het taalgebruik af op de situatie.

Communicatief sterk zijn betekent ook: weten wanneer je iets mondeling oplost in plaats van via de mail. En weten wanneer je iets schriftelijk vastlegt zodat er geen verwarring over kan bestaan.

"Kan omgaan met vertrouwelijke informatie"

Dit is de enige term die redelijk letterlijk bedoeld is. Maar ook hier zit een nuance: het gaat niet alleen om discretie, het gaat ook om beoordelingsvermogen. Weten wat je wel en niet deelt, ook als er geen expliciete instructie is.

Wat dit betekent voor jouw voorbereiding

Als je in een gesprek zit voor een nieuwe functie of opdracht, loont het om deze termen te vertalen naar concrete voorbeelden. Niet: "ik ben proactief." Maar: "bij mijn vorige opdrachtgever zag ik drie weken van tevoren aankomen dat een vergaderreeks niet goed was ingepland rondom een strategiedag. Ik heb dat zelf opgelost en daarna besproken."

Dat is het verschil tussen een eigenschap beschrijven en hem aantonen.

En dat is precies wat een directeur bedoelt als hij zegt: ik zoek iemand die meedenkt.

Bent u op zoek naar een managementassistent die dit alles in de praktijk brengt? CompanyTalk helpt organisaties bij het invullen van vacatures in managementondersteuning, tijdelijk of vast. Bel ons om te bespreken wat u zoekt.

Lotte Brasser

Promoter van het meest waardevolle vak in het bedrijfsleven - managementondersteuning.

lotte@companytalk.nl