Een vaste werkplek voor de managementassistent: waarom het geen luxe is

Er is een paradox in hoe veel organisaties de werkplek van een managementassistent inrichten.

Enerzijds verwachten ze van de managementassistent volledige discretie. Vertrouwelijke documenten, gevoelige gesprekken, persoonlijke informatie over directieleden. Dingen die niet verder gaan dan de persoon die ze verwerkt.

Anderzijds zit diezelfde managementassistent in een werktuin. Omringd door collega's. Midden in een ruimte waar iedereen meeluistert, meeleest en meekijkt. Zonder dat iemand dat als een probleem beschouwt.

Dat is een probleem.

Wat er in de praktijk misgaat

Een managementassistent die in een open werkomgeving zit, past zich aan. Ze belt niet als ze dat liever wel zou doen. Ze opent een vertrouwelijk document niet op haar scherm als iemand naast haar zit. Ze stelt een vraag uit die ze eigenlijk nu moet stellen.

Dat lijkt misschien klein. Maar het heeft gevolgen. Informatie komt vertraagd door. Gesprekken worden uitgesteld. Beslissingen lopen vertraging op, niet omdat de managementassistent haar werk niet goed doet, maar omdat de omgeving het haar onmogelijk maakt.

Daarbij komt: de managementassistent is vaak de eerste die vertrouwelijke informatie ontvangt. Salariswijzigingen, reorganisatieplannen, persoonlijke situaties van medewerkers, gevoelige correspondentie met aandeelhouders of toezichthouders. Die informatie vraagt om een werkomgeving waarin ze veilig verwerkt kan worden.

Een open tafel in een werktuin biedt dat niet.

Wat een goede werkplek wél biedt

Een vaste, afgeschermde werkplek voor de managementassistent is geen teken van hiërarchie of voorkeursbehandeling. Het is een functionele voorwaarde voor het goed kunnen uitoefenen van de rol.

Concreet betekent dat:

• Een plek waar telefoongesprekken gevoerd kunnen worden zonder dat omstanders meehoren

• Een schermopstelling waarbij vertrouwelijke documenten niet zichtbaar zijn voor passanten

• Fysieke nabijheid tot de directeur of het management, zodat afstemming snel en discreet kan plaatsvinden

• Een omgeving waarin geconcentreerd gewerkt kan worden aan taken die aandacht vragen

  
  

Dat hoeft geen apart kantoor te zijn. Maar het vraagt wel om bewuste keuzes in de inrichting van de werkruimte.

De nabijheid tot de directeur

Er is nog een reden waarom de werkplek van de managementassistent aandacht verdient: de effectiviteit van de samenwerking hangt voor een groot deel samen met fysieke nabijheid.

Een managementassistent die aan de andere kant van de verdieping zit, of op een andere etage, mist de korte momenten die de samenwerking soepel maken. Het snelle overleg tussen twee vergaderingen. De blik die zegt: dit moet nog geregeld worden. De signalen die niet via een bericht gestuurd worden, maar wel worden opgepikt als je in de buurt bent.

Nabijheid is geen sentimenteel argument. Het is een praktisch argument voor hoe de samenwerking werkt.

Wat organisaties over het hoofd zien

Bij het inrichten van een nieuw kantoor, een verhuizing of een herinrichting wordt de werkplek van de managementassistent zelden als eerste punt besproken. Het is iets wat erbij komt, ergens wordt ingepast, wordt opgelost met een bureau dat over is.

Terwijl het juist één van de posities is waarbij de werkplekkeuze directe invloed heeft op hoe goed iemand haar werk kan doen.

Een managementassistent die goed is ingericht, werkt sneller, discreter en effectiever. Dat is geen bijzaak. Dat is een organisatiebelang.

Heeft uw organisatie een vacature voor managementondersteuning, tijdelijk of voor een vaste invulling? CompanyTalk denkt graag met u mee over wat er nodig is. Bel ons of neem contact op via contact@companytalk.nl.

Lotte Brasser

Promoter van het meest waardevolle vak in het bedrijfsleven - managementondersteuning.

lotte@companytalk.nl